जहाँ तक डिजिटल-युग की कम्युनिज़्म की बात है, कोई भी अच्छे, पुराने जमाने के ईमेल की सर्वव्यापकता को साझा नहीं करता है। हर कोई ईमेल में हिस्सा लेता है। वास्तव में, एक टेक-केंद्रित बाजार अनुसंधान फर्म, द रेडिकटी ग्रुप द्वारा एकत्रित आंकड़ों के अनुसार, हम प्रति दिन लगभग 270 बिलियन ईमेलों को सामूहिक रूप से आग लगाते हैं । ईमेल लिखना रोजमर्रा के जीवन का एक ऐसा कठिन-वायर्ड, बेक किया हुआ हिस्सा है कि यह चलना और बात करना और साँस लेना पसंद करता है, अब तक हर किसी के लिए दूसरा स्वभाव होना चाहिए। दूसरे शब्दों में, गलत तरीके से ईमेल ड्राफ्ट करने का कोई बहाना नहीं है।
और फिर भी, कई ईमेल दोष के साथ व्याप्त हैं। (मैं दांव लगाऊंगा कि 270 बिलियन, इस श्रेणी में एक ठोस 260 बिलियन की गिरावट।) मीक विषय की पंक्तियों, असहमतिपूर्ण सलाम, बीमार-सलाह वाले फ़ॉन्ट विकल्प- ओह, और मुझे डबल स्पेस पर शुरू भी नहीं करना है ( या डबल हाइफ़न)। हां, बहुत सी चीजें हैं जो आप ईमेल-लेखन प्रक्रिया में खराब कर सकते हैं। इसमें, आपको सबसे अधिक अपराधी मिलेंगे - और उन्हें ठीक करना सीखें, भी। जहाँ पहले कोई बहाना नहीं था, वहाँ अब वास्तव में कोई बहाना नहीं है। और अधिक अद्भुत कार्यालय-जीवन सलाह के लिए, ऑफिस बर्नआउट को जीतने के 25 प्रतिभाशाली तरीके सीखें।
1 आप किसी भी चीज़ के साथ हस्ताक्षर कर रहे हैं लेकिन "सबसे अच्छा।"
Shutterstock
साभार धन्यवाद मेरी शुभकामनाएँ । या बस कुछ भी नहीं। चुनने के लिए अनगिनत ईमेल साइन-ऑफ हैं। लेकिन आम लोगों में से कई का उपयोग करके, उन चार की तरह, आप बहुत औपचारिक, बहुत ठंडा, बहुत अशुद्ध, या बहुत अलग (क्रमशः) के रूप में आने का जोखिम उठाते हैं। सर्वश्रेष्ठ -परीक्षण किए गए समय से चिपककर इसे सुरक्षित रखें। पेट्रीसिया नेपियर-फिट्ज़पैट्रिक के अनुसार, यह किसी भी और हर स्थिति के लिए काम करता है, और औपचारिक-अनौपचारिक वेन आरेख के केंद्र में भूमि है। संक्षेप में, यह आपकी सबसे अच्छी शर्त है।
2 आप जंजीरों में बाहरी शब्दों का उपयोग कर रहे हैं।
एक बार बातचीत चल रही है, वहाँ हाय या प्रिय या धन्यवाद या सर्वोत्तम की कोई आवश्यकता नहीं है। (निस्संदेह यदि आप एक नज़दीकी कार्यालय में काम करते हैं, जहाँ बातचीत केवल वाटर-कूलर की आवश्यकता से अधिक है।) सलाम और मान्यताएँ बस आपके ईमेल को अव्यवस्थित करती हैं और बातचीत के प्रवाह को बाधित करती हैं। उनके साथ प्रत्येक श्रृंखला शुरू करें, सुनिश्चित करें, लेकिन जितनी जल्दी हो सके उन्हें खोदें।
3 आप शब्द गणना पर रास्ता तय कर रहे हैं।
Shutterstock
उत्पादकता ऐप, बूमरैंग में लोगों द्वारा किए गए 40 मिलियन बिजनेस ईमेल के एक अध्ययन के अनुसार, बिक्री ईमेल की एक सही लंबाई है। अधिकतम प्रभावकारिता के लिए, सुनिश्चित करें कि आपका ईमेल 50 शब्दों से छोटा नहीं है और अब 125 से अधिक नहीं है। (हाँ, इसमें चार से छह शब्द शामिल हैं जो आप hi s और bye s के लिए उपयोग करते हैं।) और अधिक तरीकों से इलेक्ट्रॉनिक की कला में महारत हासिल करते हैं। मैसेजिंग, 17 जीनियस ईमेल हैक्स सीखें जो आपके जीवन को बेहतर बनाएंगे।
4 आप डबल स्पेसिंग कर रहे हैं।
Shutterstock
अपने आप को तुरंत उम्र देने के लिए, हर वाक्य के अंत में दो स्थान रखें। डबल-स्पेस — एक अभ्यास जिसे आप इन दिनों वकीलों, डॉक्टरों और अपने दादा-दादी के ईमेल में देखेंगे - इनकी उत्पत्ति 19 वीं शताब्दी में टाइपिंग के रूप में हुई। उन दिनों में, स्याही धब्बा हो सकती है, और अवधि इसे अंतिम प्रिंट चलाने के लिए नहीं बना सकती है। अतिरिक्त स्थान स्पष्टता के कुशन के रूप में कार्य करता है, इसलिए बोलने के लिए, यह सुनिश्चित करने के लिए कि एक पाठक को पता होगा, निश्चित रूप से, कि एक वाक्य खत्म हो गया था।
डिजिटली-फंक्शनल युग को दोहरे स्थान की कोई आवश्यकता नहीं है। वास्तव में, प्रकाशन गृह, समाचार पत्र, और पत्रिकाओं ने 1940 के दशक में डबल-रिक्ति की प्रथा को समाप्त कर दिया, आईबीएम के कार्यकारी, एक शीर्ष स्तरीय टाइपराइटर के आगमन के बाद। दोस्तों, यह 2018 है। आपको अपने वाक्यों को पूरा करना चाहिए। इस।
नहीं। पसंद। इस।
5 आप डबल-हाइफ़न हैं।
Shutterstock
एम-डैश (इनमें से एक: -) वह चीज है जिसे आप बनाने की कोशिश कर रहे हैं। एक ही समय में शिफ्ट, ऑल्ट, और हाइफ़न (यह एक: -) कुंजी मारो।
6 आप गलत मोबाइल हस्ताक्षर का उपयोग कर रहे हैं।
निश्चित रूप से आपने कुछ क्रिंग-योग्य ईमेल हस्ताक्षर देखे हैं, जिनमें से अधिकांश हमेशा काम करने वाली भीड़ से आते हैं। ("मोबाइल से भेजा गया है। कृपया किसी भी tpyos को माफ करें, " एक क्लासिक है।) समान नुकसान न करें। यदि आप सड़क से किसी ईमेल को निकाल रहे हैं, तो बस यही कहेंगे- शाब्दिक रूप से। एक कार्यकारी कोच, बेन डैटनर के अनुसार, आपके पास सबसे अच्छा मोबाइल ईमेल हस्ताक्षर हो सकता है: "सड़क से भेजा गया।" यह स्पष्ट, प्रभावी है, और यहां तक कि Kerouac जैसी गैर-अचलता की हवा को बाहर निकालने के अतिरिक्त बोनस के साथ आता है।
7 आप कॉपी-पेस्ट गलत कर रहे हैं।
Shutterstock
यदि आप किसी बाहरी स्रोत से पाठ कॉपी कर रहे हैं - एक वर्ड डॉक्यूमेंट या एक एक्सेल स्प्रेडशीट, तो कहें - आप भेजने से पहले किसी भी स्वरूपण को साफ़ करना चाहते हैं। अन्यथा, आपका पाठ प्राप्तकर्ता के इनबॉक्स में दिखाई देगा, जो सभी को मिला हुआ है। फ़ॉर्मेटिंग को साफ़ करने के लिए, यदि आप अरबों Gmail उपयोगकर्ताओं में से एक हैं, तो उस टेक्स्ट को हाइलाइट करें, जिसे आपने स्क्रब किया है और "TX" बॉक्स को हिट करें। आप पाएंगे कि स्वरूपण विकल्प टूलबार में बहुत दाईं ओर। (वह बटन जो इस तरह दिखता है: ए ।)
8 आप निश्चित रूप से OOO संदेशों को गलत लिख रहे हैं।
जेन स्कुडर के रूप में, लोयाला विश्वविद्यालय शिकागो के बिजनेस स्कूल में एक प्रोफेसर, सलाह देते हैं, एक और केवल एक प्रारूप का पालन करना है जब आप एक आउट-ऑफ-ऑफ़िस संदेश का मसौदा तैयार कर रहे हैं:
अपने ईमेल के लिए धन्यवाद। मैं मंगलवार, जून 12 वीं शुक्रवार से शुक्रवार, 15 जून तक ईमेल के उपयोग के बिना OOO हूं। यदि यह जरूरी है, तो कृपया संपर्क करें। अन्यथा, मैं लौटने पर सभी संदेशों का जवाब दूंगा ।
नाइटपिक-स्तरीय विवरणों के लिए, जैसे कि आपके अंतिम दिन के संदेश को समाप्त करना है या आपके पहले दिन को वापस लेना है - या नहीं के एक फ़ोन नंबर को शामिल करना है - बस इस मामले पर हमारे स्पष्ट रूप से बहुत व्यापक मार्गदर्शक से परामर्श करें।
9 आप संलग्नक खराब कर रहे हैं।
Shutterstock
कभी भी इमेज अटैचमेंट को ईमेल में ड्रैग और ड्रॉप न करें। इस प्रक्रिया के दौरान, आप छवि के आयाम या फ़ाइल का आकार प्राप्त कर सकते हैं, जिसका अर्थ है कि आपका प्राप्तकर्ता फ़ोटो का कम रिज़ॉल्यूशन (बदसूरत और पिक्सेलयुक्त) संस्करण प्राप्त कर सकता है। इसके बजाय, अपने ईमेल में अपने आप को पेपर क्लिप आइकन पर ले जाएं, और उस तरह से फ़ाइल ढूंढें और अपलोड करें।
10 आप हाइपरलिंक नहीं कर रहे हैं।
ईमेल के शरीर में यूआरएल को बेतरतीब ढंग से फेंकना बदसूरत, बोझिल है, और सबसे बढ़कर, ठीक करना आसान है। केवल उस टेक्स्ट को हाइलाइट करें जिसे आप हाइपरलिंक करना चाहते हैं, कमांड-के को हिट करें, और URL को उस फ़ील्ड में पेस्ट करें जो पॉप अप करता है। फिर, आपका पाठ इस तरह दिखेगा।
11 आप बहुत अधिक अवधि का उपयोग कर रहे हैं।
भाषा समय के साथ विकसित होती है- लेकिन मैं केवल शब्दों का उल्लेख नहीं कर रहा हूं, जो अर्थपूर्ण या क्षणिक वाक्यांशों के साथ इतिहास में खो गए हैं। विराम चिह्न भी बदलते हैं। उदाहरण के लिए, अवधि लें। सदियों से, यह दर्शाता है कि एक वाक्य खत्म हो गया है, और कुछ नहीं। यह किसी भी पदार्थ या भावना से परे है।
लेकिन इन दिनों, दोनों Binghamton और Rutgers विश्वविद्यालयों के शोधकर्ताओं ने उल्लेख किया है, एक अवधि में एक वाक्य को समाप्त करना सबसे अच्छा, कर्ट या सबसे खराब, गुस्से में आ सकता है। (हालांकि आपको यह बताने के लिए विज्ञान की आवश्यकता नहीं है कि प्रत्येक "यह ठीक है।" या "नहीं।" आपको प्राप्त स्लीपर्स की तरह लगता है।) इसलिए, जब तक कि यह एक औपचारिक ईमेल नहीं है, तब तक अपने अवधि के उपयोग को कम करें। अपने विचारों को एक साथ जोड़ने के लिए कम-कठोर विराम चिह्नों- ई-डैश, दीर्घवृत्त, अल्पविराम, कॉलोन और अर्धविरामों का उपयोग करें।
12 आप विषय रेखाओं को गलत कर रहे हैं।
Shutterstock
अधिकांश डेस्कटॉप ईमेल इनबॉक्स 60 वर्णों पर विषय पंक्ति प्रदर्शन को काट देते हैं। हालाँकि, स्मार्टफ़ोन पर, वह डिस्प्ले डिवाइस के आधार पर किसी कैरेक्टर काउंट पर 25 के स्तर तक कट जाता है। (आईफोन 8 प्लस पर बड़ी स्क्रीन, 30 अक्षरों तक दिखेंगी।) यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपकी पूरी विषय पंक्ति पढ़ी गई है, चीजों को छोटा और मीठा रखें। ओह, और इसे भरने के लिए मत भूलना। कुछ चीजें एक अजनबी से "(कोई विषय नहीं)" ईमेल प्राप्त करने की तुलना में अधिक चौकस हैं।
13 आप गलत फ़ॉन्ट का उपयोग कर रहे हैं।
Shutterstock
हेल्वेटिका केला है। टाइम्स न्यू रोमन अभद्र है। कॉमिक सेन्स है….नोट, नहीं। ईमेल मसौदा तैयार करते समय, मूल से चिपकाएँ: सेन्स सेरिफ़। यह निरापद है और पढ़ने में आसान है। साथ ही, फ़ॉन्ट प्रत्येक वेब ब्राउज़र पर प्रदान करता है, इसलिए आपके संदेश को आपके प्राप्तकर्ता को सभी फ़ॉन्ट शैलीकरण अक्षुण्ण (इटैलिक, बोल्ड, अंडरलाइन- इस प्रकार) के साथ, इच्छित रूप में वितरित किया जाएगा।
14 आप सब कुछ एक पैराग्राफ में दिखा रहे हैं।
Shutterstock
आपके सभी पाठों को एक साथ जोड़ना भद्दा है और, इस बात पर निर्भर करता है कि आप कितना भ्रमित हैं, एक भ्रमित डिग्री के लिए। इस नियम का पालन करें: प्रत्येक पैराग्राफ में एक बिंदु होना चाहिए, और प्रत्येक बिंदु अपने स्वयं के पैराग्राफ के योग्य है (भले ही यह सिर्फ एक वाक्य हो)। तदनुसार अपने पाठ को तोड़ें।
15 आप टाइपो बना रहे हैं।
आप इससे बेहतर हैं।
अरी नोटिस अरी एक वरिष्ठ संपादक हैं, जो समाचार और संस्कृति में विशेषज्ञता रखते हैं।