क्लाउड-आधारित प्रबंधन प्रदाता, वर्कफ्रंट के एक अध्ययन के अनुसार, किसी भी समय अमेरिका के औसत कर्मचारी के पास अपने इनबॉक्स में 199 अपठित या अप्राप्त ईमेल होते हैं। यदि यह आंकड़ा उच्च लगता है, तो आप भाग्यशाली हैं, और यदि यह कम लगता है, तो यह आपकी शैली की शैली को पूरी तरह से ओवरहाल देने का समय हो सकता है। अधिक महत्वपूर्ण बात, हालांकि, इस तरह से होने की आवश्यकता नहीं है। हालांकि ईमेल अब कुछ ऐसी चीज़ों का पर्याय बन गया है जो बहुत अधिक, समय लेने वाली और थकाऊ है, इसके लिए एक दूसरे के साथ संवाद करने के तेज, सरल, और दर्द रहित साधन के रूप में अपने बिलिंग तक रहने के लिए बहुत देर नहीं हुई है।
सतर्कता के साथ-साथ आपके इनबॉक्स को प्रबंधित करने की कुंजी- व्यापार की चाल को जानना है। तथ्य यह है कि, सभी प्रकार के उपकरणों का एक पूरा सेट है, जो वर्षों से समान विचारधारा वाले ईमेल पीड़ितों द्वारा विकसित किए गए हैं, बस अपने अपठित मेल के तहत अपना रास्ता लड़ने की कोशिश कर रहे हैं। लेकिन इससे पहले कि आप इन ट्रिक्स का लाभ उठा सकें- इनबॉक्स ब्लैक बेल्ट बनना - आपको सीखना होगा कि वे क्या हैं। इसलिए, आगे की हलचल के बिना, हमने 17 सबसे अधिक निफ्टी, नो-बकवास, और बहुत आवश्यक ट्रिक्स को अपने इनबॉक्स के विकलों से निपटने के लिए एक बार और सभी के लिए गोल किया है।
1 ईमेल गेम खेलें।
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ईमेल गेम एक ऑनलाइन गेम है, जो आपके ईमेल खाते में साइन इन होने के बाद-आपके इनबॉक्स को प्रबंधित करता है। यह अनिवार्य रूप से आपके ईमेल के माध्यम से चक्र करता है, आपको टाइमर क्लिक के रूप में हर एक पर कार्रवाई करने के लिए कह रहा है, स्कोर पर आधारित है कि आप कितने ईमेल का जवाब तुरंत बनाम बाद में दूर रखने के लिए दे रहे हैं। हालांकि खेल को रोका जा सकता है, जिससे आप अपने ईमेल को और अधिक शांत अंदाज में प्राप्त कर सकते हैं, यह एक शानदार तरीका है - और थोड़ा-सा काम करने के लिए एक उत्साह और प्रतिस्पर्धा का।
2 छंटनी के साथ स्ट्रीमलाइन।
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कभी आपके ईमेल खाते का मतलब होशियार था? खैर, Sortd तरह है कि। अपने ईमेल खातों को अधिक आंखों के अनुकूल वेबपेज में रखने के अलावा, इसमें ऐसी विशेषताएं भी शामिल हैं जो आपको अपने कार्यभार के ऊपर बने रहने में मदद करती हैं। इनमें रिमाइंडर, विजेट शामिल हैं जो आपकी टू-डू सूची को सुव्यवस्थित करने में मदद करते हैं, और यहां तक कि एक ट्रैकिंग सुविधा भी है जो आपको यह देखने की अनुमति देती है कि आपके संदेश कब खोले गए हैं। यह आपको एक समूह में आसानी से साझा करने की अनुमति देता है, जिससे टीम परियोजनाएं अधिक तरल होती हैं।
3 अपने ईमेल पतों को एकीकृत करें।
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उदाहरण के लिए कभी भी एक सामाजिक, एक व्यवसाय और एक व्यक्तिगत खाता बनाते हुए, ईमेल खातों में विविधता लाना चाहते हैं - लेकिन चिंता है कि ऐसा करने से उनके बीच एक और निराशाजनक कार्य हो जाएगा? तुम अकेले नहीं हो। सौभाग्य से, Shift, एक नि: शुल्क डाउनलोड करने योग्य एप्लिकेशन, आपको अपने सभी ईमेल पतों को एक चिकना, आसान-ऑन-द-आंखों की खिड़की में एकीकृत करने की अनुमति देता है, जिससे आपके ट्रैकपैड के क्लिक के रूप में उन दोनों के बीच टॉगल करना आसान हो जाता है। एक बोनस के रूप में, यह खोज की कार्यक्षमता को भी एकीकृत करता है, जिसका अर्थ है कि आप एक ही बार में अपने संपूर्ण संचार के माध्यम से देख सकते हैं- विशेष रूप से उन संचारों के लिए जो व्यावसायिक और व्यक्तिगत सीमा पर रहते हैं।
4 साइन-ऑफ खाई।
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ईमेल के शुरुआती दिनों में, फॉर्म को एक भौतिक पत्र की तरह माना जाता था, और इसमें एक ग्रीटिंग, एक संदेश और एक साइन ऑफ शामिल होता था। हालाँकि, अब जब हर कोई ईमेल से इस तरह से जलमग्न हो गया है कि निश्चित रूप से भौतिक मेल से संभव नहीं होगा, तो नियम बदल गए हैं।
एक के लिए, साइन ऑफ की अब आवश्यकता नहीं है। उन्हें अभी भी अधिक औपचारिक संचार के लिए इस्तेमाल किया जा सकता है, और जब खुद को पेश किया जाता है, लेकिन अन्यथा, "सर्वश्रेष्ठ" और "गर्मजोशी से" के बीच निर्णय लेने की आवश्यकता नहीं है। इसे सीधे शब्दों में कहें - हम उस अतीत से हैं।
5 प्राथमिकता के माध्यम से अपने संदेशों को क्रमबद्ध करें।
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SaneBox उपयोगी सॉफ़्टवेयर का एक और टुकड़ा है, जो मुफ़्त नहीं है (वर्ष के लिए योजना $ 59 से शुरू होती है), बस इसके लायक हो सकता है। यह अनिवार्य रूप से आपको "अब, " "बाद में, " और, उन नोटों के लिए ईमेल को सॉर्ट करने की अनुमति देता है, जिन्हें उन नोटों के लिए कभी दिन की रोशनी, "ब्लैक होल" देखने की आवश्यकता नहीं होती है।
6 ओएचआईओ विधि को लागू करें।
7 इसे संक्षिप्त रखें।
अपने ईमेल को तेज़ी से निकालना चाहते हैं? अपनी प्रतिक्रिया में शब्दों की निश्चित संख्या तक खुद को सीमित करने का प्रयास करें। हालांकि यह पहली बार में आपको घबराहट महसूस हो सकती है, आपके संचार में जितने कम शब्द हैं, उतना ही समय आपके हाथों पर होगा। हालाँकि, अपने आवेग को "शायद" और "मुझे लगता है" जैसे हेजिंग शब्दों में फेंकने के लिए प्रेरित न करें, जो कि पहली बार में कर्ट भाषा की तरह लग सकता है - ऐसा करने से आप कम आधिकारिक लग सकते हैं।
8 संदेश टेम्प्लेट सहेजें।
9 हर दिन के अंत में अपना कचरा खाली करें।
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अपने कचरे को खाली करना तनावपूर्ण हो सकता है - आखिरकार, एक बार यह जाने के बाद, यह अच्छे के लिए चला गया है। हालांकि, यदि कोई ईमेल वास्तव में अत्यावश्यक है और आप गलती से उसे मिटा देते हैं, तो कोई गलती न करें: संपर्क करने की कोशिश करने वाला व्यक्ति इसे फिर से भेज देगा।
बेहतर अभी तक, दिन के अंत में कचरा खाली करना यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि आपका ईमेल अच्छा है और खाली है जब आप इसे सुबह की जांच करते हैं, और दिन की शुरुआत में उस इनबॉक्स को खोलने पर आपके द्वारा महसूस किए जाने वाले भय पर कटौती कर सकते हैं।
10 संदेश के अंत सूचक का उपयोग करें।
ईओएम को एक विषय पंक्ति के अंत में रखना - "संदेश का अंत" - उस व्यक्ति को बताता है कि संदेश को खोलने की आवश्यकता नहीं है: आवश्यक जानकारी पहले ही बताई जा चुकी है। यह एक महान समय बचाने है जब एक ईमेल केवल एक अनुस्मारक के रूप में इस्तेमाल किया जा रहा है। इसका उपयोग करें, और दूसरों को भी प्रोत्साहित करें। एक ईमेल खोलने के लिए नहीं एक विशाल समय बचाने की तरह लग सकता है, लेकिन यह कहते हैं।
11 उन संदेशों को हटाएं जिन्हें आप पहले नहीं पढ़ेंगे।
कुछ भी खोलने से पहले, उन ईमेल को हटा दें जो स्पष्ट रूप से आपके समय के लायक नहीं हैं। और यह देखते हुए कि सभी ईमेलों में से 45 प्रतिशत तक स्पैम हैं, लेकिन जरूरी नहीं कि यह आपके स्पैम फ़ोल्डर में ही हो, यह निश्चित रूप से उस अव्यवस्था में से कुछ को खोदने के लिए सार्थक है। कुछ ब्रश साफ़ करके, आप अपने बाकी ईमेल कार्यों को थोड़ा कम तनावपूर्ण महसूस करेंगे। और जब तनाव की बात आती है, तो हर बार आप गिनती कम कर देते हैं।
12 फाइल फोल्डर बनाएं जो फिट हों।
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अधिकांश ईमेल पते कुछ फ़ोल्डरों- इनबॉक्स, कचरा, संग्रहीत, एट cetera- और कभी-कभी कुछ विशेष लोगों जैसे यात्रा, व्यक्तिगत या व्यवसाय के साथ पहले से लोड होते हैं। हालांकि, जब ईमेल संगठन की बात आती है, तो ये शुरू करने के लिए एक शानदार जगह हैं, वे केवल वही नहीं होने चाहिए जो आप अपने संदेशों को व्यवस्थित रखने के लिए भरोसा करते हैं। जब आप अभी भी पहले से मौजूद फ़ोल्डरों का उपयोग कर सकते हैं, तो अपनी खोजों को सुव्यवस्थित करने में सहायता के लिए स्वयं को जोड़ना सुनिश्चित करें। अपने बच्चों के स्कूल से व्यक्तिगत संचार, पीआर संपर्क, या यहां तक कि संदेश के लिए फ़ोल्डर बनाएं और आप उन संदेशों को छोड़ने के बिना महत्वपूर्ण जानकारी को बरकरार रख सकते हैं।
13 सेट रिमाइंडर।
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बूमरैंग एक और डाउनलोड करने योग्य ऐप है जो कुछ ही समय में उस दलित-डाउन इनबॉक्स को सुव्यवस्थित कर सकता है। प्रारंभिक रूप से बेयिन के रूप में जाना जाता है, नया नाम इसके कार्य के लिए अधिक उपयुक्त है: उपयोगकर्ताओं को ईमेल को दृष्टि से बाहर फेंकने की अनुमति देता है, केवल तब ही उन्हें वापस आने के लिए जब आपको उनकी आवश्यकता होती है। निशुल्क ऐप निर्दिष्ट तिथियों पर आपकी ओर से संदेश भेजेगा- साप्ताहिक रिमाइंडर, या मासिक बिलों के लिए - और आपके इनबॉक्स से संदेशों को हटा सकता है जब तक कि उन्हें निपटाए जाने की आवश्यकता नहीं है। इसके अलावा, यह आपको उन संदेशों का अनुसरण करने के लिए याद दिला सकता है जो आपने पहले ही भेजे हैं।
14 कस्टम शॉर्टकट और डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं का उपयोग करें।
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इस बात से इनकार नहीं किया जा सकता है कि डिब्बाबंद प्रतिक्रियाएं रोबोट की आवाज निकाल सकती हैं। एक डिब्बाबंद प्रतिक्रिया जो व्यक्तिगत है, हालांकि, एक समय बचाने वाला उपकरण हो सकता है जो आपके व्यक्तित्व का बलिदान नहीं करता है। अपने पिछले संचारों को देखें कि आप किन वाक्यांशों का सबसे अधिक उपयोग करते हैं, और अपने समय को बचाने के लिए उनमें से एक दस्तावेज़ बनाएं। वास्तव में, Gmail उपयोगकर्ताओं के लिए, यह कार्यक्षमता सही-इन-मेल प्रोग्राम के लिए बनाई गई है, जो वाक्यांश आपके संदेशों में आपके द्वारा अक्सर उपयोग किए जाने वाले वाक्यांशों को याद कर सकते हैं और आपको केवल टैब कुंजी दबाकर उन्हें सम्मिलित करने की अनुमति देते हैं।
15 फॉरवर्ड करने के बाद डिलीट करें।
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कभी-कभी हमें भेजे गए ईमेल मिलते हैं जो वास्तव में हमें पहली जगह पर संबोधित नहीं करने चाहिए। शायद यह कंपनी में किसी और के लिए है, या रूममेट जो बिजली के बिल का भुगतान करता है। किसी भी तरह से, यह किसी और की आंखों के सामने होने की जरूरत है, हमारी नहीं। केवल अग्रेषित करने और भूलने के बजाय, किसी भी प्रासंगिक जानकारी को पास करने के बाद पूरी श्रृंखला को हटा दें। यह आपका व्यवसाय नहीं है, इसलिए इसे आपके इनबॉक्स में जगह क्यों लेनी चाहिए?
16 संग्रह समारोह का उपयोग करें।
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यदि आपका ईमेल पहले से ही अतिरिक्त संदेशों के साथ तौला जा रहा है, तो एक अच्छा पहला कदम यह है कि सब कुछ हटा दें और बस सब कुछ हटा दें। इस बात की संभावना है कि आप इस बिंदु पर कभी नहीं निपटेंगे, और जो व्यक्ति प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा कर रहा था वह शायद भूल गया है। यदि आप इस कदम को बनाने के लिए अपने आप को नहीं ला सकते हैं, तो इसे संग्रहित करें - यह कुछ भी नहीं से बेहतर है, और आपको पौराणिक "इनबॉक्स शून्य" के करीब एक कदम मिलेगा।
17 उन चीजों को अनसब्सक्राइब करें जिन्हें आप नहीं पढ़ते हैं।
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कभी एक समाचार पत्र की सदस्यता लें - या कुछ अन्य नियमित ईमेल विस्फोट - केवल इसके साथ प्यार से बाहर आने के लिए, फिर भी ऐसे संदेश प्राप्त करना जारी रखें जो आपके इनबॉक्स के निचले हिस्से में फ़्लॉन्डर से कम हैं? कभी 10, 20 या, मुझे नहीं पता, 200 बार? यदि हां, तो आप अच्छी कंपनी में हैं। शायद इसीलिए फ्री ऐप, Unroll.me, ने बाज़ार में इस तरह का मुकाम हासिल किया है। डाउनलोड करने के बाद, Unroll.me का एल्गोरिथ्म आपके सभी ईमेल सदस्यता को इकट्ठा करता है, जिससे आसान छंटाई और / या सदस्यता समाप्त करने की अनुमति मिलती है। इसके अलावा, उनका "रोलअप" फीचर आपको महत्वपूर्ण न्यूज़लेटर्स को पसंद करने के लिए एक सुंदर प्रारूप प्रदान करता है। यह अबाधित है: सेवा सभी उपकरणों पर उपलब्ध है।
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