छह सूत्री-तीन। तकनीकी दिग्गज एडोब द्वारा हाल ही में किए गए एक अध्ययन के अनुसार, कितने घंटे हैं, जो अमेरिकी हर दिन ईमेल का जवाब देते हुए, औसतन खर्च करते हैं। दूसरा तरीका रखें: आप अपने जाग्रत जीवन का पूरा तीसरा हिस्सा अपने इनबॉक्स से चिपके रहते हैं, संदेश के थ्रेड्स का जवाब देते हुए, स्पष्ट रूप से, पांच मिनट की IRL चैट पर हैशड आउट किया जा सकता है। कुछ देना है।
शुक्र है, कि कुछ देने के लिए, कई मामलों में, एक बटन मारना जितना आसान है। कोशिश की गई और सच्ची रणनीति की एक श्रृंखला को लागू करने से, आप ईमेल पर खर्च किए गए अपने घंटों को कुछ भी नहीं कर सकते हैं। ज़रा सोचिए: अगर आपको कभी भी मैन्युअल रूप से फिर से अटैचमेंट डाउनलोड नहीं करना पड़ा तो आप कितना समय बचा पाएंगे? या क्या होगा यदि आप ईथर से जल्द-से-जल्द भेजे गए ईमेल को वापस खींच सकते हैं, जिससे आपको समय की बचत होती है (और घबराहट?) एक "मैं बहुत माफी चाहता हूँ" का मसौदा तैयार करने में खर्च किया, मेरा मतलब यह नहीं था कि ईमेल भेजें?
हाँ, यह सब इंटरनेट jujitsu संभव है। हमने एक साथ 17 सबसे अच्छे समय की बचत, जीवन-बेहतरी, दक्षता बढ़ाने वाले ईमेल हैक के बारे में जानकारी दी है। तो पढ़िए, क्योंकि वह इनबॉक्स शून्य प्रतीक्षा करता है। और अधिक तरीकों के लिए अपने 6.3 घंटे बनाने के लिए, 15 कोल्ड ओपन बिजनेस ईमेल जो आपके अलावा सेट न करें।
1 बड़े पैमाने पर सदस्यता समाप्त।
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यह एक अच्छा शर्त है कि आपका इनबॉक्स फाइनल के दौरान एक वरिष्ठ छात्रावास के रूप में है। यह एक अच्छी बात है, यह भी, कि उस अव्यवस्था के कारण रिटेलर्स, संगठनों, और अन्य समाचारपत्रकों के दैनिक या साप्ताहिक ईमेल के कारण हो सकता है, जिन पर आपने वर्षों से हस्ताक्षर किए हैं। Unroll.me का उपयोग करके, आप उन सभी सूचियों को ट्रैक कर सकते हैं, जिन पर आप हो सकते हैं - और उन सभी से सदस्यता छोड़ें, जिनसे आप अब जानकारी प्राप्त नहीं करना चाहते हैं। वास्तव में, एक बेस्ट लाइफ एडिटर ने 135 सब्सक्रिप्शन के लिए अनरोल.मे का इस्तेमाल किया। आप कितने को चालू करेंगे? और कितने आप बिना कर सकते हैं?
2 कीबोर्ड शॉर्टकट चालू करें।
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हम सभी बुनियादी कीबोर्ड शॉर्टकट जानते हैं। (कमांड- A : सभी का चयन करें। कमांड- C : कॉपी। कमांड- P : पेस्ट। आदि) लेकिन जीमेल उपयोगकर्ताओं के पास शॉर्टकट के एक उन्नत सेट को चालू करने की क्षमता है। सबसे पहले सेटिंग्स में जाएं । सामान्य टैब पर क्लिक करें। मध्य मार्ग के बारे में, आपको एक कीबोर्ड शॉर्टकट विकल्प दिखाई देगा, जो डिफ़ॉल्ट रूप से बंद हो जाएगा। इसे चालू करें, और आप इन आसान कीस्ट्रोक्स तक पहुंच प्राप्त करेंगे:
- C : एक नया संदेश प्रारंभ करें
- Shift- C : एक नई संदेश एक नई विंडो में प्रारंभ करें
- D : एक नए टैब में एक नया संदेश शुरू करते हैं
- F : एक संदेश अग्रेषित करता है
- # - एक संदेश को हटा दें
- Shift- I : पढ़े गए के रूप में एक संदेश चिह्नित करें
- Shift- U : किसी संदेश को बिना पढ़े चिह्नित करें
- कमांड- S : एक संदेश सहेजें
3 और फिर उन्हें स्वचालित करें।
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यदि आपको कीबोर्ड शॉर्टकट के इस संकलन को याद करने में परेशानी हो रही है, तो Google Chrome प्लग-इन, Keyrocket, आपको टाइप करते समय याद दिलाएगा। (गैर-आक्रामक रूप से, निश्चित रूप से।) और अधिक तरीके से उत्पादकता मशीन बनने के लिए, आधे समय में अपनी उत्पादकता को दोगुना करने के 15 तरीके सीखें।
4 हैशटैग का उपयोग करें।
हां, वास्तव में, सोशल मीडिया के हस्ताक्षर संगठनात्मक उपकरण ईमेल के लिए भी काम करते हैं। अपने हस्ताक्षर के अंत में एक हैशटैग या दो में फेंक दें- ईमेल का वह भाग जो आम तौर पर बंद हो जाता है, इसलिए प्राप्तकर्ता आसान खोज के लिए आपके "#workhardplayhard" टैग को नहीं देख पाएंगे और न ही उसे पहचान पाएंगे। बस अपने इनबॉक्स के शीर्ष पर खोज फ़ील्ड में हैशटैग टाइप करें और आप इसके साथ कोड किए गए प्रत्येक ईमेल को चालू कर देंगे।
5 "अनसेंड" विकल्प को सक्षम करें।
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हम सब वहाँ रहे हैं: आप एक ईमेल का मसौदा तैयार करते हैं, इसे ईथर में भेजते हैं, और तुरंत महसूस करते हैं, अरे नहीं, वह संदेश भेजने के लिए तैयार नहीं था। पता चलता है कि आप एक सहायक देरी स्थापित करके अपने संदेशों को कगार से वापस ला सकते हैं। उदाहरण के लिए, जीमेल सेटिंग्स के तहत, फिर सामान्य । पांचवें विकल्प के रूप में आपको पूर्ववत बटन मिलेगा। इसे चालू करो। आप 10-सेकंड के अंतराल के ड्रॉप-डाउन मेनू से चयन कर सकते हैं; आपके संदेश को अच्छे के लिए भेजने से पहले आपके पास कितना समय होगा, यह वे तय करेंगे।
6 उस सुविधा को 10 सेकंड तक सेट करें।
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एक टिप: यदि आप ईमेल को वास्तविक वास्तविक सेवा के रूप में उपयोग करते हैं, तो हम 10 सेकंड के लिए पूर्ववत करें बटन को सेट करने की सलाह देते हैं। इस तरह, आपकी प्रतिक्रियाएँ आधे मिनट की देरी पर नहीं भेजी जाएंगी। नहीं, 30 सेकंड ज्यादा आवाज नहीं करता है, लेकिन चलो इसे इस तरह से रखें: यदि आपकी आईएम की पसंद की सेवा (स्लैक, जीचैट, फेसबुक मैसेंजर- जो भी हो) उस लंबे समय के लिए हर आउटगोइंग संदेश का आयोजन करती है, तो आपके संपर्क तेजी से विकसित होंगे।
7 या अंतिम "" से फ़ील्ड भरें।
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लोगों को अपनाना एक अच्छी आदत है। (पिछली दो स्लाइड्स देखें)
8 इस साइन ऑफ का उपयोग करें।
न्यूयॉर्क के द एटिकेट स्कूल के संस्थापक और अध्यक्ष पैट्रिशिया नेपियर-फिट्ज़पैट्रिक कहते हैं, "एक ईमेल के लिए, जो 'हाय' या 'हैलो' के अभिवादन के साथ शुरू होता है, 'सर्वश्रेष्ठ' के रूप में एक समापन संगत होगा।" "सर्वश्रेष्ठ, 'हालांकि अति प्रयोग, सामान्य रूप से सबसे सुरक्षित बंदियों में से एक है, क्योंकि यह अनौपचारिक और सार्वभौमिक रूप से उपयुक्त है।" यह सही है: अपने प्रचंड अति प्रयोग के बावजूद, "सर्वश्रेष्ठ" आपके ईमेल पर हस्ताक्षर करने का सबसे अच्छा तरीका है।
9 और यह ईमेल हस्ताक्षर।
जब आप सड़क पर हों, तो कम से कम, आप कष्टप्रद, भद्दे वाक्यांशों को छोड़ना चाहेंगे ("कृपया किसी भी टाइपोस को क्षमा करें।" "मेरे 1.21 गीगावाट प्रोसेसर से भेजा गया है।" "मेरे iPhone से भेजा गया है - कृपया प्रिंट करने से पहले पर्यावरण पर विचार करें। कुछ सरल, सुरुचिपूर्ण, सीधे-से-बिंदु के बदले में): "सड़क से भेजा गया।" एक कार्यकारी कोच बेन डैटनर के अनुसार, यह उन सभी बॉक्सों की जांच करता है, जबकि एक केराओक-एस्के वाइब भी निकलता है। छोटे आश्चर्य है कि यह एक ईमेल स्मार्टफ़ोन हस्ताक्षर हर किसी के पास होना चाहिए।
10 और यह कार्यालय से बाहर का संदेश।
लोयला विश्वविद्यालय शिकागो के बिजनेस स्कूल में प्रोफेसर जेन स्कडर के अनुसार, जब आप एक कार्यालय से बाहर का संदेश भर रहे होते हैं, तो यह वह प्रारूप होता है जो आपको करना चाहिए:
अपने ईमेल के लिए धन्यवाद। मैं मंगलवार, जून 12 वीं शुक्रवार से शुक्रवार, 15 जून तक ईमेल के उपयोग के बिना OOO हूं। यदि यह जरूरी है, तो कृपया संपर्क करें। अन्यथा, मैं लौटने पर सभी संदेशों का जवाब दूंगा ।
नाइटपिक-स्तरीय विवरणों के लिए, जैसे कि आपके अंतिम दिन के संदेश को समाप्त करना है या आपके पहले दिन को वापस लेना है - या नहीं के एक फ़ोन नंबर को शामिल करना है - बस इस मामले पर हमारे स्पष्ट रूप से बहुत व्यापक मार्गदर्शक से परामर्श करें।
11 प्रदर्शन घनत्व बदलें।
जीमेल उपयोगकर्ता अपने इनबॉक्स के लिए तीन अलग-अलग डिस्प्ले घनत्व से चुन सकते हैं: आरामदायक, आरामदायक और कॉम्पैक्ट। आपके इनबॉक्स प्रदर्शन में प्रत्येक संदेश के बीच सफेद स्थान कितना मौजूद है, इससे प्रदर्शन घनत्व अधिक प्रभावित नहीं करता है। यह वरीयता के मामले से थोड़ा अधिक है, लेकिन इसके बारे में सोचो, ठीक है, एक शब्द कागज। आरामदायक डबल-लाइन वाले रिक्ति की तरह है, जहां आरामदायक एकल-पंक्ति वाली रिक्ति है, और कॉम्पैक्ट आधे-पंक्ति वाले रिक्ति के समान है।
12 संग्रह करना न भूलें।
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आप अपने इनबॉक्स से ईमेलों को समाप्त कर सकते हैं, उन्हें कचरा फ़ोल्डर के माध्यम से अस्तित्व से पूरी तरह से शुद्ध किए बिना। व्यक्तिगत संदेशों को "संग्रहित" करके, वे तुरंत आपके इनबॉक्स और आपके सभी फ़ोल्डरों से छिप जाएंगे। लेकिन आप अभी भी उन्हें नीचे ट्रैक कर सकते हैं, यदि आवश्यक हो, तो खोज फ़ंक्शन के माध्यम से। जीमेल पर, आप संदेशों को विषय पंक्ति के बगल में दिखाई देने वाले छोटे "x" पर क्लिक करके उन्हें तुरंत संग्रहीत कर सकते हैं।
13 दो मिनट के नियम का पालन करें।
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सभी पट्टियों के उत्पादकता विशेषज्ञों द्वारा चैंपियन, दो मिनट का नियम ईमेल-संबंधित तनाव से निपटने का एक निश्चित तरीका है। यहां बताया गया है कि यह कैसे काम करता है: यदि आप दो मिनट या उससे कम समय में ईमेल का जवाब दे सकते हैं और भूल सकते हैं, तो तुरंत निपटें। यदि नहीं, तो इसे बाद के लिए अलग रखें।
14 अपनी ईमेल प्रतिक्रियाओं को बैच दें।
समय की राशि पर वापस कटौती करने के लिए आप स्क्रीन पर चिपके हुए दिमाग को पीछे छोड़ते हुए आगे-पीछे आदान-प्रदान करते हैं, अपने दिन के समय को "ईमेल प्रतिसाद" अवधियों के रूप में नामित करते हैं। (हो सकता है कि यह सुबह में एक घंटा हो, और दोपहर में 90 मिनट। हो सकता है कि यह दोपहर के भोजन के तीन घंटे बाद हो। जो भी आपके लिए काम करता है!) फिर, केवल इन टाइमफ्रेम के दौरान ईमेल का जवाब दें- और उनके बाहर कभी नहीं ।
15 अपने ईमेल को 140 अक्षरों पर कैप करें।
हां, एक ट्वीट की तरह (या कम से कम पूर्व 280 क्रांति ट्वीट)। एंड्रयू टोरबा के रूप में, गैब के सीईओ, सोशल नेटवर्क, ने एक मध्यम पोस्ट में सलाह दी, अपने ईमेल को यथासंभव कम रखना सबसे अच्छा है। "मैं आपको समस्या को हल करने में मदद करना चाहता हूं। मैं करता हूं कि Y और Z ने हमें कनेक्ट करने का सुझाव दिया है। क्या आप चैट करने के लिए स्वतंत्र हैं?" जो भी हो, फूलों के सलाम की कोई जरूरत नहीं है।
16 ऑटो-डाउनलोड में संलग्नक सेट करें।
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यदि यह, तो वह (आईएफटीटीटी), एक ईमेल-अनुकूलन ऐप है, जो आपको विशिष्ट "भाषा" सेट करने में मदद कर सकता है, इसलिए बोलने के लिए, जो बिचौलिया-प्रकार के नारे का एक गुच्छा काट देगा। उदाहरण के लिए: यदि किसी इनकमिंग ईमेल में अटैचमेंट है, तो IFTTT इसे आपके Google ड्राइव पर स्वचालित रूप से डाउनलोड कर देगा।
17 ईमेल का जवाब घंटों तक न दें।
यह कोई रहस्य नहीं है कि अमेरिकियों को ओवरवर्क किया जाता है - और, जैसा कि एडोब अध्ययन से पता चला है, उस ओवरवर्क में से अधिकांश अक्सर ईमेल से आता है। इसीलिए, इस साल की शुरुआत में, न्यूयॉर्क सिटी काउंसिल के सदस्यों ने एक बिल पेश किया, जो कंपनियों के लिए गैरकानूनी होगा ताकि कर्मचारियों को ईमेल के बाद घंटे की जांच करने की आवश्यकता हो। (यह फ्रांस में वर्तमान में ऑन-द-बुक्स कानून से प्रेरित है, जहां 50 से अधिक कर्मचारियों वाली कंपनियों को घंटों के काम के बाद सख्त दिशानिर्देश निर्धारित करने पड़ते हैं, अन्यथा उन्हें वित्तीय दंड का सामना करना पड़ता है।)
अरी नोटिस अरी एक वरिष्ठ संपादक हैं, जो समाचार और संस्कृति में विशेषज्ञता रखते हैं।