जब ईमेल की बात आती है, तो आप सोच सकते हैं कि आपको पता है कि सभी को पता है। आखिरकार, हम में से ज्यादातर टेक मार्केट रिसर्च फर्म द रेडिकटी ग्रुप के अनुसार, प्रति दिन औसतन 121 ईमेल भेजते हैं और प्राप्त करते हैं। लेकिन भले ही आप अपने इनबॉक्स में प्रत्येक दिन की मेहनत का एक महत्वपूर्ण हिस्सा खर्च करने की संभावना रखते हैं, फिर भी आप शायद एक या दो सीख सकते हैं। असल में, ईमेल शिष्टाचार नियमों का एक टन है जो नियमित रूप से आपकी संपर्क सूची में आपको और अन्य लोगों को बहुत कुछ प्रदान करता है। सुनिश्चित करें कि आप इलेक्ट्रॉनिक रूप से विनम्र होना चाहते हैं? यहां ईमेल के 17 सुनहरे नियम दिए गए हैं, जिन्हें आप शायद नहीं जानते, लेकिन जानना जरूरी है।
1 उस मिनट का जवाब दें जो आपको ईमेल मिलता है, भले ही आपको अधिक समय की आवश्यकता हो।
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किसी ने भी ईमेल भेजने के बाद उसे भेजे जाने के बाद प्रतिक्रिया नहीं दी। वास्तव में, सलाहकार फर्म Toister Performance Solutions द्वारा किए गए एक 2018 सर्वेक्षण में पता चला है कि 41 प्रतिशत लोगों को एक घंटे के भीतर अपने सहकर्मियों से ईमेल प्रतिक्रिया की उम्मीद थी। (अब अपने लेखा विभाग को माफी नोट्स तैयार करना शुरू करें!)
बेशक, कुछ ईमेल प्रतिक्रियाएँ आपको अपने विचारों को चबाने के लिए बुलाती हैं, और एक मापा संदेश का मसौदा तैयार करती हैं। उन मामलों में, समाधान आसान है: प्रेषक को यह बताने के लिए मिनटों के भीतर जवाब दें कि आपको उनका संदेश मिला है, लेकिन चीजों को छांटने के लिए थोड़ा और समय चाहिए। इस तरह, वे जानते हैं कि आपने उनके ईमेल को ध्यान में रखा है और केवल उन्हें अनदेखा नहीं कर रहे हैं।
2 सावधानी से "सभी का जवाब दें" का उपयोग करें।
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"उत्तर" और "उत्तर सभी" विकल्पों के बीच एक महत्वपूर्ण अंतर है। और फिर भी, कई ईमेल उपयोगकर्ता दुर्भाग्य से इसका एहसास नहीं करते हैं। यदि आप उनमें से एक हैं, तो यह जान लें कि जब आप बाद वाले को चुनते हैं, तो प्रत्येक प्राप्तकर्ता जो मूल संदेश पर CC'd था, आपकी प्रतिक्रिया प्राप्त करता है - और, अधिक बार नहीं, आपको हर किसी के इनबॉक्स में बाढ़ की आवश्यकता नहीं है।
ये अनावश्यक सामूहिक संदेश इस तरह के एक संकट हैं, उनका वर्णन करने के लिए एक बोलचाल की अवधि है: "Allpocalypse का जवाब दें।" तो, अगली बार जब आप एक सामूहिक ईमेल का जवाब दे रहे हैं, तो विचार करें कि वास्तव में आपकी प्रतिक्रिया को पढ़ने की आवश्यकता है: पूरी कंपनी या सिर्फ मूल प्रेषक?
3 यदि आप किसी से प्रतिक्रिया चाहते हैं, तो उन्हें सीसी न करें।
शटरस्टॉक / जैकब लंड
जब आप किसी व्यक्ति को ईमेल पर CC करते हैं - जिसका अर्थ है कि आप उन्हें "कार्बन कॉपी" कर रहे हैं - यह आमतौर पर इंगित करता है कि आप उन्हें बातचीत पर लूप रखना चाहते हैं, लेकिन आवश्यक रूप से उनसे प्रतिक्रिया की तलाश नहीं कर रहे हैं। और, पेशेवर Dannielle Walz प्रशिक्षण के रूप में, CC विकल्प का दुरुपयोग संचार मुद्दों को जन्म दे सकता है।
"अपने सहयोगियों को कई ईमेल में सीसी-आईएनजी करके, वे आपके ईमेल को महत्वपूर्ण के रूप में देखना बंद कर सकते हैं और उन्हें सीधे 'संदर्भ फ़ोल्डर' में रख सकते हैं या बाद के फ़ोल्डर में पढ़ सकते हैं, " उसने एक लिंक्डइन पोस्ट में लिखा है। "इससे भविष्य में महत्वपूर्ण जानकारी छूट सकती है।"
इसलिए, यदि आप किसी से प्रतिक्रिया की उम्मीद करते हैं, तो "ईमेल" फ़ील्ड में अपना ईमेल पता डालें, और "CC" फ़ंक्शन का उपयोग करें।
4 समझें कि बीसीसी का उपयोग कब और कहां नहीं करना है।
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BCC फ़ील्ड और भी अधिक जटिल है, लगातार सबसे अनुभवी ईमेल उपयोगकर्ताओं को भी विकसित कर रहा है। लेकिन चलो इसे तोड़ दें: बीसीसी "अंधा कार्बन कॉपी" के लिए खड़ा है, इसलिए, जबकि यह सीसी-आईएनजी के समान है, बीसीसी-आईएनजी उस व्यक्ति के ईमेल को अन्य प्राप्तकर्ताओं को प्रदर्शित नहीं करता है, जिसका अर्थ है कि श्रृंखला पर कोई भी आपको नहीं देखेगा उन्हें शामिल किया।
तो बीसीसी का उपयोग करना कब ठीक है? इंक पत्रिका के हिलेल फुलड का कहना है कि यह बड़े पैमाने पर ईमेल के लिए कड़ाई से है या जब कोई आपको ईमेल के माध्यम से किसी और से परिचय कराता है।
"हर दूसरे मामले में, जब आप किसी को ईमेल करते हैं और बीसीसी किसी और को ईमेल करते हैं, तो आप बेईमानी कर रहे हैं - यह पसंद है या नहीं, " फुलड नोट्स। "आप पर्सन एक्स को ईमेल कर रहे हैं और उन्हें जाने बिना, आपकी बातचीत पर पर्सन वाई को अवगत करा रहे हैं। पर्सन एक्स को इस बात का कोई अंदाजा नहीं है कि कोई और व्यक्ति इस ईमेल को पढ़ रहा है, जब वास्तव में, आपने गुप्त रूप से उसे किसी और को भेज दिया हो।"
5 विस्मयबोधक चिह्न का प्रयोग संयम से करें।
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अपने ईमेल में विस्मयबोधक चिह्न को इधर-उधर फेंकना आसान है, लेकिन कोशिश करें कि इसकी आदत न डालें। हालांकि वे ऐतिहासिक रूप से उत्साह का संकेत देने के लिए उपयोग किए जाते हैं, एक ईमेल में, विस्मयादिबोधक चिह्न आसानी से ध्वन्यात्मकता या निष्क्रिय आक्रामकता के लिए गलत हो सकते हैं।
" अन्ना ईमेलसाई एचआर डाइजेस्ट पर बताते हैं, " ईमेल में अनावश्यक विस्मय बोधक चिह्न का उपयोग आपके पाठ के अंतर्निहित अर्थ को आसानी से नष्ट कर सकता है। "इसका उपयोग केवल तब करें जब आपको किसी ऐसी चीज़ पर ज़ोर देने की ज़रूरत हो जो महत्वपूर्ण हो। इस बारे में सोचें कि जब वे इसे पढ़ते हैं तो आपका पाठक संदेश की व्याख्या कैसे कर सकता है।"
6 अपने हास्य के प्रयोग से सतर्क रहें।
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हर कोई एक अच्छा मजाक हर अब और फिर प्यार करता है, लेकिन क्योंकि टोन गलत समझा जा सकता है जब एक ही व्यक्ति में नहीं है, यह सबसे अच्छा है कि आपके ईमेल से चुटकुले छोड़ दें। "लेखन एक फोन कॉल या व्यक्ति के लिए हास्य आरक्षित करें", व्यापार लेखन के प्रोफेसर डेविड सिल्वरमैन ने हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू में लिखा है। "इस तरह, जब वहाँ लाइन के दूसरे छोर पर या सम्मेलन की मेज के दूर पर स्तब्ध खामोशी है, तो मैं कह सकता था, 'मुझे लगता है कि आप महसूस नहीं कर सकते हैं कि मैं अपने आप को कितना मज़ेदार मानता हूँ, और, यह देखते हुए, मैं मुझे विश्वास है कि मैं अब रुकूंगा। ''
लेकिन गंभीरता से: जर्नल ऑफ़ पर्सनेलिटी एंड सोशल साइकोलॉजी में प्रकाशित एक निर्णायक 2005 के अध्ययन से पता चला है कि, जबकि प्रेषकों ने भविष्यवाणी की थी कि उनके प्राप्तकर्ता अपने स्वर को 80 प्रतिशत तक सही ढंग से समझ सकते हैं, प्राप्तकर्ता वास्तव में केवल 56 प्रतिशत स्वर को ही पढ़ सकते थे। समय।
7 कठबोली छोड़ो।
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त्वरित संदेश के उदय के साथ, अंग्रेजी भाषा के संक्षिप्त रूप अधिक व्यापक रूप से उपयोग किए जाने लगे हैं - जैसे "यू" के लिए "यू, " या "वाना" के बजाय "चाहते हैं।" लेकिन, जैसे हास्य अक्सर ईमेल पर नहीं आता है, वैसे ही स्लैंग एक समान नहीं है। वनपॉल के एक सर्वेक्षण के अनुसार, 37 प्रतिशत लोगों ने सोचा था कि कार्यस्थल में स्लैंग का उपयोग अस्वीकार्य है, और 55 प्रतिशत ने कहा कि "लोल" को छोड़ दें जब यह आपके बॉस को ईमेल करने की बात आती है।
8 विषय पंक्ति पर ध्यान दें।
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विषय लाइनें सरल हैं, लेकिन आवश्यक हैं। ईमेल डिलिजेबिलिटी कंपनी रिटर्न पाथ के अनुसार, चूंकि अधिकांश ईमेल मोबाइल उपकरणों पर पढ़े जाते हैं - 55 प्रतिशत, - उन्हें नाखून देना महत्वपूर्ण है। लघु, संक्षिप्त और प्रत्यक्ष विषय रेखाएँ सर्वोत्तम हैं। आपके ईमेल का उद्देश्य स्पष्ट रूप से बताया जाना चाहिए और आपको इसे पाँच शब्दों या उससे कम तक सीमित करना चाहिए, क्योंकि मोबाइल डिवाइस उसके बाद किसी भी शब्द को काट देते हैं।
9 एक हस्ताक्षर शामिल करें।
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क्या आपने कभी किसी से एक ईमेल प्राप्त किया है और सोचा है, "यह कौन है?" हालांकि प्रेषक का पता आपको कुछ सुराग दे सकता है कि वे कौन हैं, कभी-कभी यह पर्याप्त नहीं है। आपके ईमेल के अंत में एक हस्ताक्षर तुरंत प्राप्तकर्ता को सूचित कर सकता है कि आप कौन हैं, आप क्या करते हैं, और वे आगे आपसे कैसे संपर्क कर सकते हैं।
एकीकृत विपणन एजेंसी Ocreative के लोगों का कहना है कि एक ईमेल हस्ताक्षर बॉक्स होना "एक व्यक्ति को हर बार एक ईमेल भेजने के दौरान एक व्यवसाय कार्ड सौंपने की तरह है।" यदि आपके पास अभी तक एक नहीं है, तो एक हस्ताक्षर जोड़ें जिसमें आपका पूरा नाम, स्थिति, फोन नंबर, ईमेल, वेबसाइट और एक व्यवसाय का लोगो शामिल हो।
10 को चूमने के लिए याद रखें (यह कम रखने के लिए और सरल)।
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KISS विधि कुछ हम में से ज्यादातर प्राथमिक स्कूल में सिखाया जाता था है, लेकिन यह किसी भी बाद के जीवन में कम आवश्यक है मतलब नहीं है कि। ईमेल उत्पादकता ऐप बूमरैंग ने अधिक ईमेल प्रतिक्रियाओं को प्राप्त करने के लिए प्रमुख तरीकों पर शोध किया। उनकी सबसे बड़ी टेकवे? यह लिखना सबसे अच्छा है कि आप आठ साल के हैं।
उनके शोध में पाया गया कि एक तीसरी कक्षा के पढ़ने के स्तर पर लिखे गए ईमेल 36 प्रतिशत अधिक थे, जो कि कॉलेज के पढ़ने के स्तर पर लिखे गए लोगों की तुलना में अधिक थे।
11 अटैचमेंट पर ध्यान दें।
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अनुलग्नक कभी-कभी ईमेल प्रक्रिया का एक आवश्यक हिस्सा होते हैं, लेकिन आपको यह अच्छी तरह से पता होना चाहिए कि परित्याग के साथ संलग्न करने से पहले उनका उपयोग कैसे करें। लंबी ईमेल श्रृंखलाओं में, वे कभी-कभी किसी का ध्यान नहीं जा सकते हैं या अनदेखा कर सकते हैं, और अप्रत्याशित संलग्नक भी बंद हो जाते हैं क्योंकि प्राप्तकर्ता इलेक्ट्रॉनिक वायरस से सावधान रहते हैं।
सबसे अच्छा उपाय यह है कि आप अपने ईमेल के बॉडी में अपने अटैचमेंट को कॉल करें। व्याकरणिक रूप से अटैचमेंट प्राप्त करने वालों को सूचित करने का सबसे अच्छा तरीका यह है कि आप अपने ईमेल के अंत में एक संदेश शामिल करें जो "मैंने संलग्न किया है" या "कृपया अधिक जानकारी के लिए संलग्न को देखें" की तर्ज पर कुछ कहता है।
12 अपने फ़ॉन्ट को मानकीकृत करें।
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जबकि फॉन्ट स्टाइल और रंगों के साथ खेलना मज़ेदार हो सकता है, पेशेवर दुनिया में चमकदार गुलाबी कॉमिक सैंस के लिए कोई जगह नहीं है। जैसा कि यह पता चला है, डिजिटल संचार की बात आती है, तो कॉलिन हिल्डन, टाइप एंड लेआउट के लेखक के अनुसार, फ़ॉन्ट उपयोग बेहद महत्वपूर्ण है : क्या आप संचार कर रहे हैं या केवल सुंदर आकृतियाँ बना रहे हैं? अमेरिकी लेखकों और कलाकारों ने कहा, "गलत तरीके चुनकर हमारे पाठकों के तीन-चौथाई हिस्से को उड़ाना संभव है।"
तो जब ईमेल की बात आती है तो आपको क्या फोंट चिपका देना चाहिए? MageMail जॉर्जिया, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS या Arial की सिफारिश करता है।
13 सबकुछ साबित कर दो।
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ईमेल लिखते समय, संभावना है, आप एक गलती करने जा रहे हैं; आखिरकार, आप केवल इंसान हैं। हालाँकि, गलतियों को अक्सर अतीत में नहीं देखा जाता है जब यह ईमेल पर काम करता है। लगभग 2, 000 उत्तरदाताओं के एक व्याकरणिक सर्वेक्षण में, 67 प्रतिशत ने कहा कि ईमेल में टाइपोस बनाना ठीक नहीं है , जबकि केवल 6 प्रतिशत ने सोचा कि यह एक स्वीकार्य गलती थी।
14 अंतिम ईमेल पता दर्ज करें।
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यह सुनिश्चित करने का सबसे आसान तरीका है कि आप किसी ईमेल को तैयार होने से पहले न भेजें या इससे पहले कि वह किसी भी टाइपोस को साफ न कर दे? प्राप्तकर्ता के ईमेल पते पर प्रवेश करने से पहले सब कुछ टिप-टॉप आकार में होने तक प्रतीक्षा करें। जैसा कि आप जानते हैं, ईमेल गलतियाँ करना सबसे आसान है गलत धारणा बनाने के तरीके।
एवरग्रीन पार्टनर्स के अध्यक्ष करेन केसलर ने फोर्ब्स को बताया, "यह केवल व्यावसायिकता नहीं है।" "जो कुछ भी दांव पर लगा है वह कर्मचारी और कंपनी या संगठन की प्रतिष्ठा है। हमने खराब ईमेल निर्णयों को देखा है जो कर्मचारी के लिए नकारात्मक परिणाम पैदा करते हैं - बर्खास्तगी और संगठन के लिए भी- मुकदमेबाजी।"
15 और अपने प्राप्तकर्ता के नाम की ट्रिपल जांच करें।
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एक बड़ी गलती जो आपको बचनी चाहिए, वह आपके प्राप्तकर्ता के नाम को गलत बता रही है, इसलिए भेजने से पहले ट्रिपल-चेक ज़रूर करें। बहुत से लोग एक नाम को गलत और असंगत समझने की क्रिया को देखते हैं, खासकर जब ईमेल पते में सही वर्तनी होती है। यदि आप गलती से गलती करते हैं तो आपको क्या करना चाहिए? माई रेड पेन एडिटिंग के मालिक कैथरीन शैनली का कहना है कि तत्काल माफी आपकी विश्वसनीयता बनाए रखने की कुंजी है।
16 व्यावसायिक व्यवसाय के लिए, एक पेशेवर ईमेल पते का उपयोग करें।
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जबकि एक व्यक्तिगत ईमेल पता मित्रों या परिवार के साथ उपयोग करने के लिए ठीक है, इसे व्यावसायिक व्यवसाय के दायरे से बाहर रखें। उपभोक्ता-विक्रेता की स्थिति में यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। 2016 में 1, 000 अमेरिकियों के GoDaddy सर्वेक्षण से पता चला कि 75 प्रतिशत का मानना है कि एक ऑनलाइन व्यवसाय पर भरोसा करने के लिए एक पेशेवर ईमेल एक महत्वपूर्ण कारक है, और 33 प्रतिशत एक विक्रेता की वैधता पर संदेह करेंगे यदि उन्होंने एक व्यक्तिगत ईमेल पते का उपयोग किया है।
गोएड्डी के मुख्य उत्पाद अधिकारी, स्टीवन एल्ड्रिच ने एक बयान में कहा, "आप वास्तविक जीवन में या ऑनलाइन, पहली छाप कभी नहीं भूलते।" "अक्सर ग्राहक के साथ आपकी पहली सीधी बातचीत ईमेल पर होती है और इसलिए इस संदर्भ में पेशेवर दिखना बेहद महत्वपूर्ण है।"
17 याद रखें कि कुछ भी साझा किया जा सकता है।
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चाहे वह फ़ॉरवर्डिंग के माध्यम से हो, बीसीसी-आईएनजी या बस किसी के चेहरे में अपना फ़ोन चमकाने के लिए, यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि आप ईमेल में जो कुछ भी लिखते हैं वह इच्छित प्राप्तकर्ता के अलावा किसी और द्वारा देखा जा सकता है। इसलिए, आपके सभी ई-संचार पेशेवर और जोखिम रहित होने चाहिए। आखिरकार, ईमेल भी अदालत में स्वीकार्य हो सकते हैं, इसलिए यह सबसे अच्छा है कि कभी भी कुछ भी न भेजें जो आपके खिलाफ बाद में इस्तेमाल किया जा सके। और अपने काम के जीवन को बेहतर बनाने के तरीकों के लिए, वर्किंग स्मार्टर और नॉट हार्डर के लिए 25 जीनियस ट्रिक्स देखें।
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काली कोलमैन काली बेस्ट लाइफ में सहायक संपादक हैं।