जब क्रिस फ्लिंट ने अपनी पहली प्रबंधन नौकरी, सिक्योरिटीज अमेरिका में शाखा कार्यालय विकास के प्रमुख के रूप में उतारी, तो उन्होंने तुरंत एक साप्ताहिक कर्मचारी बैठक की स्थापना की। और क्यों नहीं? फ्लिंट की नज़र कॉर्नर ऑफिस पर थी, और उनकी टीम की प्रोडक्टिविटी पर नज़र रखना, वहां पहुंचने के लिए ज़रूरी था। "दुर्भाग्य से, यह ऐसा करने का तरीका नहीं था, " फ्लिंट हंसता है, जो अंततः हास्य कलाकार डेव बैरी के समान निष्कर्ष पर आया था - बैठकें अंत्येष्टि की तरह होती हैं: "आपके पास ऐसे लोगों का जमावड़ा है जो असहज कपड़े पहन रहे हैं और बल्कि कहीं और हो। प्रमुख अंतर यह है कि अधिकांश अंत्येष्टि का एक निश्चित उद्देश्य होता है।"
बस यह सुनिश्चित करने के लिए, Microsoft ने दुनिया भर में 38, 000 अधिकारियों का सर्वेक्षण किया और सर्वसम्मति पाई। दो-तिहाई से अधिक को लगा कि बैठकें अनुत्पादक और अप्रभावी थीं। फ्लिंट ने व्यक्तिगत कर्मचारियों के साथ छोटे सत्रों में अपने साप्ताहिक अपडेट घंटे को तोड़कर अपनी समस्या को ठीक किया। यहां बताया गया है कि अपने स्वयं के स्टाफ असेंबली को अधिकतम कैसे करें। और यदि आप खुद को दूसरे छोर पर पाते हैं, तो एक सहभागी के रूप में और एक मालिक के रूप में, यहां आपकी अगली बैठक को जीतने के 14 तरीके हैं - और शायद खुद बॉस की कुर्सी पर समाप्त हो जाएं।
1 सीमा उपस्थिति
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सूटकेस को पैक करने के लिए मीटिंग्स में भी यही सिद्धांत लागू करें: जितना अधिक आप फिट होने की कोशिश करेंगे, उतने ही अनचाहे बन जाएंगे। एक सामान्य नियम के रूप में, प्रतिभागियों (निर्णय निर्माताओं और प्रमुख कार्यान्वयनकर्ताओं) को शामिल करें, पर्यवेक्षकों (गैर-कर्मचारी कर्मचारियों) को नहीं, कहते हैं कि डेथ बाय मीटिंग: ए लीडरशिप फैबलेट … बिजनेस लेखक पैट्रिक लेंसीनी में सबसे दर्दनाक समस्या को हल करने के बारे में ।
2 एक एजेंडा बनाएँ
ओपिनियन रिसर्च यूएसए के एक सर्वेक्षण के अनुसार, व्यापार बैठकों में भाग लेने वाले श्रमिकों में अव्यवस्था सबसे बड़ी पकड़ है। कवर किए जाने वाले विषयों को सूचीबद्ध करने के अलावा, प्रत्येक आइटम को एक समय सीमा दें। "यह संवाद को आगे बढ़ाता रहेगा, " लेंकोनी कहते हैं, जो आपके कर्मचारियों को एजेंडा सेट करने की सलाह भी देता है। "अगर उन्हें पता है कि बैठक उनके लिए प्रासंगिक होगी, तो वे इसके लिए तत्पर रहेंगे।"
3 कुछ ड्रामा इंजेक्ट करें
अच्छी फिल्मों की तरह, अच्छी बैठकें, पहले कुछ मिनटों के भीतर दर्शकों को झुका देती हैं। क्या आप अतिरिक्त विभागीय खर्च के परिणामों की व्याख्या करते हैं या प्रतियोगिता अपने खेल को कैसे आगे बढ़ा रही है, "यह महत्वपूर्ण है कि लोगों को पता है कि दांव पर क्या है, " Lencioni कहते हैं। और बिंदु को व्यक्त करने के लिए अपनी बॉडी लैंग्वेज का उपयोग करें-जो कि बेहतर बॉस बनने के चार तरीकों में से एक है।
4 ट्रैक पर रहें
आदर्श रूप से, आपका एजेंडा एक जीपीएस नेविगेटर की तरह काम करेगा, जो किसी को भी कोर्स को बंद करने से रोकता है। यदि ऐसा नहीं है, तो लोगों को सुर्खियों में बोलने के लिए प्रोत्साहित करें, पहले निष्कर्ष की पेशकश करें और फिर तथ्यों या विवरण के साथ उनका समर्थन करें। साथ ही, बैठक में ऑफ-लिमिट होने वाले विषयों के लिए एक न-ऑन-द-एजेंडा सूची बनाएं।
5 ऊपर का पालन करें
जब निर्णय किए जाते हैं, तो उन्हें तुरंत पूरा करने के लिए समय सीमा निर्धारित करें। "एक कारण है कि लोग मीटिंग को विघटनकारी पाते हैं कि वे परिणाम नहीं देखते हैं, " Lencioni कहते हैं। "आपका काम उन्हें यह दिखाना है कि बैठकें कैसे होती हैं।"
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