छुट्टियों के दिन। बीमारी के दिन। व्यक्तिगत दिन। छुट्टियों। आपके बॉस के संभावित चॉगरिन के लिए, यह कार्य-जीवन संतुलन की अनिवार्यता है: आप अपने डेस्क से कुछ समय दूर बिताएंगे - और यह सिर्फ लंच ब्रेक से अधिक होगा । और लाखों ऑफिस वर्कर्स के लिए, उन दिनों के लिए एक चीज पूरी तरह से जरूरी है कि आप कीबोर्ड से जंजीर में न बंधें: ऑफिस का मैसेज।
अब, सही आउट-ऑफ़-ऑफ़िस संदेश को क्राफ्ट करना एक कला है जितना कि यह एक विज्ञान है। यह पेशेवर होना चाहिए अभी तक, संक्षिप्त, संक्षिप्त जानकारीपूर्ण अभी तक, कुंद अभी तक विनम्र। जेन स्कुडर, एक प्रमाणित जीवन, नेतृत्व और कैरियर कोच, और लोयोला विश्वविद्यालय शिकागो के बिजनेस स्कूल में एक प्रोफेसर कहते हैं, "कुंजी निम्नलिखित पांच चीजों को स्पष्ट करने के लिए है।" "जब आप बाहर हों; जब आप लौट रहे हों; यदि आप ईमेल की जाँच कर रहे हैं या नहीं; यदि आप फोन के माध्यम से उपलब्ध हैं या नहीं; और आपकी अनुपस्थिति में किसे संपर्क करना है।" उसके बाद, वह कहती है, "बाकी सिर्फ स्टाइल है!"
इस बात को ध्यान में रखते हुए, यहाँ उसका अनुशंसित प्रारूप है जो किसी भी स्थिति के लिए काम करेगा:
अपने ईमेल के लिए धन्यवाद। मैं बुधवार, नवंबर 15 से शुक्रवार, शुक्रवार, 17 नवंबर से ईमेल के उपयोग के बिना OOO हूं। यदि यह जरूरी है, तो कृपया संपर्क करें। अन्यथा, मैं लौटने पर सभी संदेशों का जवाब दूंगा ।
जैसा कि आप देख सकते हैं, आपको यह कहने की ज़रूरत नहीं है कि आप बाहर क्यों हैं; यह किसी का व्यवसाय नहीं है, लेकिन आपका और परिस्थितियों के आधार पर, आपके बॉस का है। स्केडर यह भी ध्यान रखना है कि आपके फोन या ईमेल की उपलब्धता को निरूपित करना वैकल्पिक है, साथ ही साथ, लेकिन यह ठीक है कि "इंगित करें कि आप रुक-रुक कर जांच कर रहे हैं।" आप यह भी देख सकते हैं कि यह "सभी संदेश" है न कि "आपका संदेश।" हालांकि यह आपके सभी आउट-ऑफ़-ऑफ़िस संदेश को निजीकृत करने के लिए लुभावना हो सकता है, "सभी संदेशों" का उपयोग करने से प्राप्तकर्ता को एक सूक्ष्म अनुस्मारक मिलेगा कि, हे, आप बहुत सारे ईमेल के माध्यम से पार्स कर रहे हैं- इसका जवाब देने में थोड़ा समय लग सकता है।
अंत में, तारीखों के बारे में एक नोट। आपके संदेश में तारीखों की सीमा का क्या अर्थ है: इस पर कुछ बोलचाल की असहमति है: क्या दूसरी तारीख इंगित करती है कि आप उस दिन लौट रहे हैं या यह आखिरी दिन है जब आप बाहर होंगे? इस पर, Scudder दृढ़ है: यह अंतिम दिन इंगित करता है कि आप बाहर होंगे।
ध्यान में रखने के लिए कुछ अतिरिक्त नियम: यदि आपका समय एक सप्ताह के अंत तक रहता है, और आप सोमवार को पहली बार पीस लेंगे, तो आपके आउट-ऑफ-ऑफिस संदेश पर पूर्ववर्ती रविवार को सूचीबद्ध करने की कोई आवश्यकता नहीं है; अधिकांश लोग सप्ताहांत पर काम नहीं करते हैं, इसलिए शुक्रवार से पहले का समय ठीक है। लेकिन, यदि आप सप्ताह में एक दिन बाद वापस आ रहे हैं, तो सप्ताहांत को अपने समय स्थान में शामिल करना सुनिश्चित करें, जैसे: बुधवार से 15 नवंबर, मंगलवार से 21 नवंबर तक ।
अब जब आपको एक आउट-ऑफ़-ऑफ़िस संदेश का प्रारूपण करने में महारत हासिल है, तो इस पर पढ़ें कि आपको हर समय इसे छोड़ने पर विचार क्यों करना चाहिए - किसी ऐसे व्यक्ति से जो स्थायी रूप से अपने को छोड़ देता है।
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अरी नोटिस अरी एक वरिष्ठ संपादक हैं, जो समाचार और संस्कृति में विशेषज्ञता रखते हैं।